Sehr geehrte Damen und Herren,
die Corona-Pandemie führte dazu, dass in den vergangenen drei Jahren so viele Menschen wie noch nie zuvor ihre Arbeitsleistung von zu Hause erbracht haben. Auch der Ukraine-Krieg sowie die Energiekrise brachten Ende des Jahres 2022 eine erneute Welle der von zu Hause arbeitenden Beschäftigten mit sich. Allerdings ist den meisten Arbeitgebern nicht bewusst, dass in den eigenen vier Wänden des Arbeitnehmers die bestehende Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer nicht endet. Gleiches gilt selbstverständlich auch auf Arbeitnehmerseite. Welche Rechte und Pflichten Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Homeoffice haben, möchten die Unterzeichner im nachfolgenden veranschaulichen.
1. Definition von Homeoffice
In Deutschland ist der Begriff Homeoffice gesetzlich nicht definiert. Allerdings wird unter Homeoffice üblicherweise das Arbeiten von zu Hause verstanden, so dass Homeoffice der gesetzlich anerkannten Form der Telearbeit entspricht. Hierbei wird zwischen der heimbasierten Telearbeit und der alternierenden Telearbeit unterschieden. Während bei der heimbasierten Telearbeit die Arbeit ausschließlich von zu Hause erbracht wird, erbringt der Arbeitnehmer bei der alternierten Telearbeit die Arbeitsleistung sowohl von zu Hause als auch in der Betriebsstätte des Arbeitgebers.
a. Telearbeit
Eine gesetzliche Regelung zur Telearbeit findet sich in § 2 Abs. 7 ArbStättV (Arbeitsstättenverordnung) wieder.
Telearbeitsplätze sind danach vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat. Ein Telearbeitsplatz ist vom Arbeitgeber erst dann eingerichtet, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte die Bedingungen der Telearbeit arbeitsvertraglich oder im Rahmen einer Vereinbarung festgelegt haben und die benötigte Ausstattung des Telearbeitsplatzes mit Mobiliar, Arbeitsmitteln einschließlich der Kommunikationseinrichtungen durch den Arbeitgeber oder eine von ihm beauftragte Person im Privatbereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert hat.
Allerdings ist nach der herrschenden Meinung der Begriff des Einrichtens nicht allzu eng auszulegen. Ausreichend ist, wenn die wesentlichen Teile der Einrichtung vom Arbeitgeber gestellt, geduldet oder finanziert werden.
Ebenfalls reicht es für die Voraussetzung der Vereinbarung aus, dass eine konkludente Einigung der wesentlichen Rahmenbedingungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erfolgt ist.
b. Mobiles Arbeiten
Während die Telearbeit durch die ArbStättV geregelt ist, unterliegt die Mobile Arbeit nicht den gesetzlichen Voraussetzungen der ArbStättV. Mobile Arbeit ist nach Nr. 2.2 der SARS-CoV-2 Arbeitsschutzregel eine Arbeitsform, die nicht in einer Arbeitsstätte gem. § 2 Abs. 1 ArbStättV oder an einem fest eingerichteten Telearbeitsplatz gem. § 2 Abs. 7 ArbStättV im Privatbereich des Beschäftigten ausgeübt wird, sondern bei dem die Beschäftigten an beliebigen anderen Orten (z.B. beim Kunden, in Verkehrsmitteln, in der Wohnung) tätig werden.
2. Rechte und Pflichten
Die Ausgestaltung der einzelnen Rechte und Pflichten auf Arbeitgeber- sowie Arbeitnehmerseite richten sich danach, ob tatsächlich die Voraussetzungen der Telearbeit vorliegen oder nur von Mobiler Arbeit auszugehen ist.
a. Arbeitsschutz und Gefährdungsbeurteilung
Streitig ist, ob die Regelungen aus dem Arbeitsschutzgesetz sowie insbesondere die Arbeitgeberpflichten aus §§ 3 bis 5 ArbSchG (Grundpflichten, allgemeine Pflichten sowie Gefährdungsbeurteilung) nur auf die Telearbeit oder auch auf die Mobile Arbeit Anwendung finden.
Die herrschende Meinung der Arbeitswissenschaft sowie der Literatur sind der Auffassung das die Vorschriften aus dem ArbSchG ebenfalls auf die Mobile Arbeit anzuwenden sind. Dies kann jedoch nur dann auch umgesetzt werden, wenn durch vertragliche Vereinbarungen auch die Durchsetzung der Arbeitsschutzmaßnahmen geregelt ist. An erster Stelle sollte dem Arbeitgeber daher zur Umsetzung der Arbeitsschutzpflichten ein Zutrittsrecht im häuslichen Bereich des Arbeitnehmers zustehen.
In der Regel wird auch der Mitarbeiter der Mobilen Arbeit den Hauptteil seiner Arbeit nicht bei Kunden oder in öffentlichen Verkehrsmitteln, sondern in den eigenen Räumlichkeiten erbringen, so dass die Grundsätze der Telearbeit und damit einhergehend auch das ArbSchG sowie die ArbStättV auch für die Mobile Arbeit Anwendung finden. Damit hat der Arbeitgeber mit Blick auf die Bildschirmarbeit der Nr. 6 des Anhangs der ArbStättV vergleichbaren Schutz sowohl für die Telearbeiter als auch die Mitarbeiter der Mobilen Arbeit zu schaffen. Umgesetzt kann dies jedoch nur dann, wenn durch vertragliche Vereinbarung sowie Weisungen die Ausgestaltung der Arbeitsplätze auf den Arbeitnehmer übertragen wird und der Arbeitgeber lediglich das Bildschirmgerät zur Verfügung stellt.
Die arbeitsschutzrechtliche Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gilt unabhängig vom Ort der Arbeit weiterhin fort. Der Arbeitgeber kann dieser Pflicht jedoch nur dann auch nachkommen, wenn durch vertragliche Vereinbarungen vorab der Arbeitnehmer selbst für die Einhaltung der wesentlichen Pflichten verantwortlich ist.
b. Arbeitszeit
Das Arbeitszeitenrecht findet auch im Homeoffice vollständige Anwendung. Im Ergebnis sind daher die Ruhezeiten von 11 Stunden sowie die maximale tägliche Arbeitszeit von 8 Stunden einschließlich der Ausnahmetatbestände auch von dem Mitarbeiter, welcher im Homeoffice arbeitet, zu beachten.
Problematisch sind die Fälle, in denen der Mitarbeiter eindeutig dienstliche E-Mails liest und damit die gesetzlich vorgegebene Ruhezeit unterbricht. Allerdings geht die herrschende Meinung davon aus, dass nicht nennenswerte Tätigkeiten, wie das kurze Lesen einer E-Mail, nicht als Arbeitszeit zu werten sind und damit auch die Ruhezeit nicht unterbrechen. Erst wenn die Regeneration des Mitarbeiters tatsächlich unterbrochen wird, ist von Arbeitszeit auszugehen. Bei täglich 15 bis 30 Minuten sollte von einer solchen Unterbrechung noch nicht ausgegangen werden.
3. Kostenerstattungsanspruch des Mitarbeiters
a. Arbeitsmittel
Ob der Mitarbeiter tatsächlich einen Erstattungsanspruch hat, hängt davon ab, ob Homeoffice vereinbart wurde oder ob der Mitarbeiter freiwillig von zu Hause arbeitet.
Der Arbeitgeber hat den Mitarbeiter zunächst einen Arbeitsplatz mit allen notwendigen Arbeitsmitteln zur Verfügung zu stellen. Stellt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter im Homeoffice keine Arbeitsmittel zur Verfügung und nutzt der Mitarbeiter seine privaten Arbeitsmittel oder schafft sich die erforderlichen Arbeitsmittel an, so hat dieser einen Aufwendungsersatzanspruch nach § 670 BGB gegenüber dem Arbeitgeber.
Allerdings ist auch der § 670 BGB dispositiv, dass heißt die Ansprüche des Arbeitnehmers können sowohl erweitert als auch eingeschränkt werden. Dies kann in einer Vereinbarung zum Homeoffice erfolgen. Denkbar sind auch Modelle, in denen der Mitarbeiter seine eigenen Arbeitsmittel sowie seine Einrichtungsgegenstände nutzt und der Arbeitgeber im Gegenzug eine Pauschale entrichtet.
b. Laufende Kosten
Durch das Arbeiten im Homeoffice kommen auf den Arbeitnehmer laufende Kosten für erforderliche Arbeitsmaterialien (Papier, Toner, Stifte usw.) sowie für Kommunikation (Telefon- und Internetkosten) als auch Mietnebenkosten hinzu.
Fraglich ist daher, ob ein Kostenerstattungsanspruch auch für diese Kosten besteht.
Das BAG hat im Jahr 2021 entschieden, dass Arbeitnehmer, die ihre Arbeitsleistung ganz oder teilweise von zu Hause aus erbringen, zusätzlich zu ihrem vertraglichen Entgelt einen Anspruch auf Aufwendungsersatz für die Nutzung ihrer Wohnung haben können.
Der Aufwendungsersatzanspruch kann aus § 670 BGB hergeleitet werden. Danach kann der Arbeitnehmer Aufwendungen verlangen, die er im Interesse des Arbeitgebers gemacht hat und die er den Umständen nach für erforderlich halten durfte. Hinsichtlich der Höhe kann der Arbeitnehmer nach Ansicht des BAG Aufwendungsersatz in Höhe der ortsüblichen Miete abzüglich des kalkulatorischen Gewinns des Vermieters und pauschaler Erhaltungsaufwendungen verlangen.
Die Meinungen in der Literatur schwanken von einem klaren Anspruch des Arbeitnehmers auf Erstattung der laufenden Kosten bis hin zu einer Differenzierung nach der Interessensphäre. Liegt der Grund von Homeoffice im Sparen von Energie, so ist von einem Aufwendungsersatzanspruch des Arbeitnehmers auszugehen. Andere halten einen Anspruch des Arbeitnehmers nicht für interessengerecht, da das Arbeiten im Homeoffice überwiegende Vorteile für den Arbeitnehmer mit sich bringt und diese die laufenden Kosten kompensieren.
Im Ergebnis sollte nach der Interessensphäre differenziert werden. Erfolgt Homeoffice im überwiegenden Arbeitgeberinteresse ist ein Aufwendungsersatz für die Nutzung des Wohnraums sowie der Energiekosten zu bejahen. Entspricht es hingegen dem ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers im Homeoffice zu arbeiten, so wiegen die Vorteile die Kosten für den Arbeitnehmers schnell auf und ein Aufwendungsersatz könnte verneint werden.
Allerdings kann auch hinsichtlich der laufenden Kosten durch vertragliche Vereinbarungen der Aufwendungsersatzanspruch nach § 670 BGB vorab abbedungen werden oder eine pauschale Kostenregelung vereinbart werden.
Fazit:
Auch das Arbeiten im Homeoffice befreit die Arbeitgeber nicht von den arbeitsschutzrechtlichen Pflichten sowie der Beachtung des Arbeitszeitenrechts. Allerdings kann durch eine vertragliche Vereinbarung sichergestellt werden, dass die Pflichten aufgrund der oftmals fehlenden Kontrolle des Arbeitgebers eingehalten werden und der Arbeitnehmer selbst für die Einhaltung dieser Pflichten verantwortlich ist.
Auch die Frage der Kosten sowohl für die einmalige Einrichtung des Arbeitsplatzes als auch für die laufenden Kosten sollte vorab vertraglich geregelt werden, um Aufwendungsansprüchen der Arbeitnehmer zu entgehen bzw. Unklarheiten zu verhindern.
Gerne unterstützten Sie die Unterzeichner bei der Gestaltung vertraglicher Vereinbarungen.
